Berater für ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM)

Stefan Schwane bietet Beratung für ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM).
Als qualifizierter und erfahrener Berater orientiert sich die zertifizierte Beratung an wissenschaftliche Richtlinien, die auf die Belange von Enterprise Content Management (ECM) angepasst sind.

Wenn auch Sie sich gerade mit der Einführung von Enterprise Content Management (ECM) befassen, zögern Sie nicht und nehmen einfach - per E-Mail, im ECM-Blog, im XING-Netzwerk oder gerne auch per Telefon [+49 (02867) 907 462] - Kontakt mit Stefan Schwane auf.

Beratung zur Unterstützung der effizienten Einführung von Enterprise Content Management (ECM):

• Aktivitäten	Ergebnisse
  Vorstudie
  Einfuß der Unternehmensstrategie und Zielsetzung festlegen - ECM-relevanre Erfolgsfaktoren ermitteln - Unterstützungspotentiale durch ECM bestimmen	Zielsetzung ECM-Lösung
  Auswahl und Gespräche mit potentiellen Anwendern (Identifizierung von Prozessen, Abteilungen und Personen)	Priorisierter Handlungsbedarf
  IST-Analyse
  Informationsveranstaltung für ausgewählte Untersuchungsbereiche
  Analyse der Rahmenbedingungen - Strategisch – Organisatorisch - Technisch	Leitlinien für das SOLL-Konzept
  Vorgangsanalyse der Untersuchungsbereiche - Analyse der betroffenen Arbeitsgänge	Bestehende Aufbau- und Ablauforganisation
  Dokumentenanalyse in den Untersuchungsbereichen - Ablage und Zugriff – Aufbewahrungswürdigkeit – Formalanalyse	Mengen und Häufigkeiten
  Zusammenfassende Bewertung - Schwachstellen – Zeit- und Kostenaufwand	Schwachstellen und Aufwendungen
  Organisatorisches SOLL-Konzept
  Konzeption der ECM-Lösung - Zielsetzung – Organisatorische Maßnahmen – IT-Maßnahmen - ECM-bedingte Maßnahmen -.Abstimmung mit Anwendern	Grobkonzept für die ECM-Lösung
  Eingabe und Indexierung - Organisatorische Eingliederung – Eingabe und Indexierung NCI,CI - Übernahme von Altbeständen	Organisatorisches Detailkonzept der Untersuchungsbereiche
  Recherche und Ausgabe - Rechercheverfahren – Zugriff via Browser – Ausgabefunktionen
  Vorgangsbearbeitung – Workflow Modellierung - Vorgangssteuerung – Vorgangsunterstützung – Dokumentenerstellung - Integration und Kommunikation – Vorgangsverwaltung - Aufbau elektronischer Aktenplan bzw. Aktenzeichenvergabe
  Technisches Konzept
  Spezifikation - Positionierung in der IT-Strategie – Auswahl des Systemkonzept	Systemkonzept
  Detailspezifikation für die Integration vorhandener Applikationen - Integration Bürokommunikation (Office und Groupware) - Integration operative Anwendungen (ERP, FiBu, CAD, usw.)	Integrationskonzept
  Spezifikation - Systemkomponenten – Antwortzeitoptimierung – Nutung von Standards - Maßnahmen zur Gewährleistung der Revisionssicherheit - Empfehlung für Hardwareausstattung insbesondere im Scan-Bereich	Systemauslegung
  Detailspezifikation - Zugangs-, Zugriffsschutz – Rechteverwaltung - Ausfallsicherheit	Sicherheitskonzept

  Wirtschaftlichkeit
  Kosten - Einmalige Kosten – Laufende Kosten	Kosten-Nutzen-Vergleich Amortisationsrechnung
  Nutzen - Quantifizierbare Nutzenpotentiale – Qualitative Nutzenpotentiale
  Opportunitätsfaktoren
  Realisierungsplanung für den Untersuchungsbereich
  Aktivitätenplanung	Aufwand- Zeit- und Kostenplanung
  Schätzung der zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwendungen
  Priorisierung in Relation zu anderen Projekten	Ausbauplanung
  Definition von Ausbaustufen mit zeitlicher Positionierung
  Dokumentation
  Erstellung eines Kriterienkataloges für die Systemauswahl	Kriterienkatalog / Pflichtenheft
  Dokumentation der o.a. Ergebnisse in Form von Projektpapieren	Dokumentation
  Erstellung einer graphischen Darstellung des SOLL-Workflows	Rechnungseingangsworkflow
  Erstellung eines Drehbuches (Benchmark) für die Systemauswahl	Drehbuch

Zu der ganzheitlichen ECM-Beratung gehören folgende Themenbereiche:

• Revisionssichere Archivierung
  Das Records Management (oder auch Ablage- und Archivverwaltung) bezeichnet die Verwaltung von wichtigen, aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen.
  Während Dokumenten-Management, Workflow, Teamarbeit und Web Content Management, eher für den dynamischen Teil des Informations-Lebenszyklus innerhalb von Enterprise Content Management zuständig sind, geht es bei der Archivierung also um die Speicherung nicht mehr zu ändernder Daten bzw. Informationen.
  • weitere Informationen zum Thema revisionssichere Archivierung
     
• Dokumenten-Management (DMS)
  Dokumenten-Management-Systeme bilden, unterstützend zum Management-Prozess, den gesamten Dokumentenlebenszyklus, von der Erfassung, über die Verwaltung bis hin zur Bereitstellung der Dokumente ab. Im Mittelpunkt steht die Verwaltung der Informationen und / oder Dokumente.
  • weitere Informationen zum Thema Dokumenten-Management (DMS)
     
• Workflow / Business Process Management
  Als Workflow (Arbeitsablauf) wird eine vordefinierte Abfolge rechnergestützt ablaufender Aktivitäten bezeichnet.
  Das Ziel des Workflow oder Business Process Management ist es eine weitgehende Automatisierung von Prozessen einschließlich der Einbindung aller nötigen Ressourcen zu schaffen.
  • weitere Informationen zum Thema Workflow / Business Process Management
     
• Teamarbeit / Collaboration
  Teamarbeit oder auch Collaboration bezeichnet Verfahren, die die Zusammenarbeit einer Gruppe (Groupware) über räumliche oder zeitliche Distanzen hinweg unterstützt.
  Teamarbeit oder kollaborative Software beschäftigt sich hauptsächlich mit der Verwaltung von Unternehmensinhalten.
  • weitere Informationen zum Thema Teamarbeit und Collaboration
     
• Web Content Management (WCM)
  Web Content Management (WCM) und Web Content Management-Systeme (WCMS) befassen sich mit der Verwaltung von Unternehmensinformationen auf internetbasierten Webseiten und Portalen.
  Der Fokus eines WCM-Systems liegt hauptsächlich auf der dezentralen Erstellung von Inhalten, auf deren Pflege und Strukturierung. Bestehende Inhalte müssen leicht änderbar und vor allem auffindbar sein. Eine weitere Charakteristik eines WCMS liegt in der Trennung von Layout und Inhalt sowie einer umfassenden Rechteverteilung.
  • weitere Informationen zum Thema Web Content Management (WCM)